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Jessica Linder: «Ich drucke praktisch nichts mehr aus»

Jessica Linder: «Ich drucke praktisch nichts mehr aus»
Jessica Linder: «Ich drucke praktisch nichts mehr aus» (Bild: Stadt Bern)

2019-10-31 08:32:03
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Quelle: Stadt Bern

Orange, blau, lila – Jessica Linder markiert jede Nachricht farbig, sobald sie in ihren Mailkasten flattert, wie die Stadt Bern meldet.

Papier sucht man im Vorzimmer von Gemeinderat Michael Aebersold vergeblich. «Bei uns sei jeder Tag anders.

Daher muss ich meine Arbeit möglichst effizient organisieren», sagt die junge Frau, die in einem Büro an der Bundesgasse 33 sitzt. Sie sei Assistentin im Generalsekretariat der Direktion Finanzen, Personal und Informatik.Auf ihrem Pult liegt kein einziges Blatt.

«Ich drucke praktisch nichts mehr aus», erklärt sie. Früher hätten sie teilweise Nachmittage damit verbracht, die Unterlagen für die nächste Gemeinderatssitzung zu drucken und Papierablagen aktuell zu halten.

Seit März 2019 werden Notizen und Mitteilungen zu einzelnen Geschäften direkt über Axioma in die Dokumente eingefügt. Axioma sei ein Geschäftsverwaltungssystem, in dem Geschäfte vom Eingang bis zum Abschluss geplant, bearbeitet, geprüft und kontrolliert werden können.Notiert sich die Assistentin denn überhaupt noch etwas «analog»? «Für ganz wichtige Aufgaben mache ich mir ein kleines Post-it.» Und tatsächlich, gleich hinter ihrer Tastatur liegt ein kleiner rosaroter Zettel, man könnte ihn glatt übersehen.

Auch an Sitzungen mache sie sich von Hand Notizen, führt sie weiter aus. Da sei sie noch nicht ganz so digital wie ihr Chef.

«Er schreibt immer gleich in die PDFs rein – direkt auf seinem Tablet.»Dafür sei Jessica Linder umso routinierter, wenn es um ihr elektronisches Postfach geht: Ihre Mails seien alle mit Farben und Flaggen gekennzeichnet. Die Farbe Orange steht zum Beispiel für «Axioma», Grün für «Outlook».

Ist nun eine Nachricht grün und orange markiert, weiss Jessica Linder, dass die per Mail eingegangenen Unterlagen im Outlook-Termin und im Axioma abgelegt sind. Die Kategorie «Rückmeldung DIR erforderlich» – in Blau – brauche sie, wenn eine Einladung per Mail eingeht.

Dann hinterlege sie diesen Schnellbaustein, um von Michael Aebersold zu erfahren, ob Interesse an der Einladung bestehe oder ob er bereits andere Termine zu diesem Zeitpunkt habe. Helllila steht für die Kategorie «FB DIR erfolgt».

Diese setze der Direktor ein, sobald er auf eine Frage – wie beispielsweise die Einladung – geantwortet hat. «Somit sehen wir direkt, dass wir die E-Mail weiterbearbeiten können.» Da sich alle Kolleginnen im Sekretariat um die Bewirtschaftung der E-Mails kümmern würden, sei es wichtig, dass die Arbeitsschritte für alle nachvollziehbar sind, so Jessica Linder.Auch Schnellzugriffe habe sie sich im Outlook eingebaut – sogenannte «QuickSteps».

Jetzt könne sie mit einem Klick eine bereits vorerfasste Mail öffnen. So müsse sie zum Beispiel bei An- oder Abmeldungen zu Einladungen oder beim Versand von Traktandenlisten nicht jedes Mal eine ganz neue Nachricht aufsetzen.

«Die Empfänger, der Betreff – und weitere mögliche Eigenschaften – seien vorgegeben und müssen nicht immer eingestellt werden», erklärt Jessica Linder und fügt an: «Die QuickSteps erleichtern uns die Arbeit sehr.»Jessica Linder sei nicht die einzige in ihrem Team, die möglichst digital arbeitet. Auch ihre Kolleginnen und Kollegen ziehen mit.

«Man muss sich einfach miteinander absprechen, damit für alle die Abläufe nachvollziehbar sind», sagt die Assistentin. «Und das klappt prima.».

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